terug

§ 1 Inleiding

De factuur speelt binnen de btw een belangrijke rol. Op de factuur wordt onder meer vermeld welke goederenlevering of dienst door de btw-ondernemer wordt verricht, de naam en het adres van de btw-ondernemer en zijn afnemer, de vergoeding die voor de goederenlevering of dienst in rekening wordt gebracht, en, indien van toepassing, het bedrag van de btw daarover. Als de afnemer een aftrekgerechtigde btw-ondernemer is, heeft hij in beginsel een correct opgestelde factuur nodig om zijn recht op aftrek te doen gelden. De factuur is derhalve van groot belang.

De regels waaraan een factuur moet voldoen verschillen per EU-lidstaat aanzienlijk. Daarnaast zijn de regels voor elektronische facturering onnodig complex. Op 13 juli 2010 is door de Raad van de EU daarom de richtlijn 2010/45/EU (hierna: richting factureringsregels) vastgesteld voor de aanpassing van de factureringsregels voor de btw-heffing in de EU. Door deze richtlijn moeten de factureringsregels geharmoniseerd, vereenvoudigd en gemoderniseerd worden.

De richtlijn factureringsregels moeten de lidstaten van de EU op 1 januari 2013 geïmplementeerd hebben in de nationale btw-regels. Nederland heeft aan deze verplichting voldaan door de inwerkingtreding van de Wet implementatie factureringsregels per 1 januari 2013. Tevens wordt het beleid inzake de administratieve en factureringsverplichtingen op voormelde datum aangepast aan de nieuwe factureringsregels.1 In dit memo wordt ingegaan op de belangrijkste factureringsregels zoals die per 1 januari 2013 gelden. Omwille van de leesbaarheid is de verwijzing naar wet- en regelgeving en jurisprudentie zoveel als mogelijk weggelaten.

1 Besluit 27 juni 2012, nr. BLKB 2012/477, V-N 2012/40.15.

- een vooruitbetaling ontvangt van een btw-ondernemer of een rechtspersoon voordat hij een goed heeft geleverd of een dienst heeft verricht;

- afstandsverkopen2 verricht; of

- een nieuw vervoermiddel intracommunautair levert (met 0% btw) aan een particulier in andere EU-lidstaat.

2 Onder afstandsverkopen wordt verstaan: goederen die worden geleverd en verzonden naar een afnemer in een andere EU-lidstaat die geen btw-ondernemer is en waarbij de waarde van de geleverde goederen in het lopende kalenderjaar (of het vorige kalenderjaar) meer bedraagt dan de door die EU-lidstaat vastgestelde drempel. Het gaat hierbij bijv. om postorderverkopen. Het drempelbedrag voor afstandsverkopen verschilt per EU-lidstaat en varieert van € 35.000 tot € 100.000. Een overzicht van de drempelbedragen voor afstandsverkopen kunt u hier downloaden.

Een factuur moet de volgende gegevens bevatten:

a. datum uitreiking factuur;

b. (opeenvolgend) factuurnummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd;

c. btw-identificatienummer waaronder leverancier/dienstverrichter een goederenlevering/dienst heeft verricht;

d. btw-identificatienummer afnemer bij intracommunautair leveringen (met 0% btw) of btw-heffing bij afnemer (verleggingsregeling);

e. naam en adres van de leverancier/dienstverrichter en zijn afnemer;

f. hoeveelheid/omvang en aard geleverde goederen/verrichte diensten;

g. datum goederenlevering/dienstverrichting of vooruitbetaling. Voor doorlopende prestaties zie § 2;

h. de vergoeding (gesplitst per tariefsoort/btw-vrijstelling), de eenheidsprijs excl. btw minus eventuele (vooruitbetalings)kortingen;

i. btw-tarief;

j. btw-bedrag in euro's, rekenkundig afgerond tot twee cijfers achter de komma;

k. bij toepassing btw-vrijstelling of nultarief voor intracommunautaire leveringen enige aanduiding daarvan, zoals: ‘vrijgesteld' en ‘intracommunautaire levering'.3

l. bij intracommunautaire levering nieuw vervoermiddel: de gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel nieuw is, bijv. kentekenbewijs.

m. indien de btw wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger: zijn naam, adres en btw-identificatienummer;

n. hiernavolgende aanduiding bij toepassing bijzondere btw-regeling:

‘kasstelsel';

‘factuur uitgereikt door afnemer' (self-billing)

‘btw verlegd';

‘bijzondere regeling reisbureaus';

‘bijzondere regeling – gebruikte goederen';

‘bijzondere regeling – kunstvoorwerpen';

‘bijzondere regeling – voorwerpen van verzameling of antiquiteiten; en

o. Nummer waaronder leverancier/dienstverrichter is ingeschreven bij Kamer van Koophandel.4

3 Het opnemen van de wet- of richtlijnbepaling op grond waarvan de levering/dienst is vrijgesteld van btw dan wel belast is met 0% btw is toegestaan maar niet verplicht.

5 Let op: de regels die gelden voor het bewaren van in- en verkoopfacturen (in Nederland: art. 52 Awr) worden bepaald door de EU-lidstaat van de btw-ondernemer. Dat de factureringsregels van een andere EU-lidstaat van toepassing zijn, doet hieraan niet af.

Alle bescheiden die in het economische verkeer de functie hebben van een factuur gelden als een factuur. Het is irrelevant onder welke benaming (nota, kwitantie, bon etc.) de bescheiden worden uitgereikt. Bij transacties met onroerend goed maakt de notaris vaak de factuur op. Hierbij kan de notariële akte de factuur zijn als deze aan alle factuurvereisten voldoet. De zogenoemde ‘notarisafrekening' kan niet als factuur fungeren.

Ieder document dat wijzigingen aanbrengt in, en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, geldt als factuur. Als een (uitgereikte) factuur wordt aangevuld met een bescheid om de oorspronkelijke factuur aan te passen, zoals een aanvullende factuur of creditfactuur, dan geldt dit bescheid (ook) als een factuur. Leidt de aanpassing van de factuur tot terugname van de oorspronkelijke factuur dan treedt de aanvullende factuur daarvoor in de plaats. Als de oorspronkelijke factuur niet wordt teruggenomen dan vormt zij samen met de aanvullende of creditfactuur de factuur voor de verrichte levering/dienst. Mocht de oorspronkelijke factuur niet worden teruggenomen dan moet die factuur samen met de aanvullende of creditfactuur voldoen aan alle factuurvereisten. Daarnaast moet op de aanvullende of creditfactuur een verwijzing staan naar de oorspronkelijke factuur. De factuur mag op papier of elektronisch worden verzonden.

a. datum uitreiking factuur;

b. identiteit leverancier/dienstverrichter;

c. aard geleverde goederen/diensten;

d. het te betalen btw-bedrag of de gegevens waarmee het btw-bedrag kan worden berekend;

e. bij een correctiefactuur: specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar oorspronkelijke factuur en expliciete mededeling wijzigingen.

In bepaalde situaties is het praktisch ondoenlijk om factuur uit te reiken die voldoet aan alle factuurvereisten. Om die reden is voor een aantal situaties geregeld dat als een op de voorgeschreven wijze factuur wordt beschouwd:

gebruikelijke afrekening horecaverstrekkingen in kader hotel-, restaurant-, pension- en aanverwant bedrijf aan personen die daar slechts voor een korte periode verblijf houden;

factuur die bij inruiltransacties wordt uitgereikt en gehele transactie dekt en alle verplichte factuurvermeldingen bevat van de afzonderlijke prestaties;

gedeelte van de overschrijvingskaart dat de afnemer behoudt bij acceptgirokaarten of de aan de afnemer verzonden bank- of giroafrekening bij automatische overschrijving, mits daarin in elk geval de volgende vermeldingen zijn opgenomen:

o datum uitreiking;

o identificatie leverancier/dienstverrichter;

o identificatie aard geleverde goederen/diensten;

o btw-bedrag of gegevens waarmee dat bedrag kan worden berekend.

Bij de levering van brandstof voor landvoertuigen mag de naam en het adres van de afnemer worden weggelaten, mits de afnemer via de betaling te achterhalen valt. Hieraan is bijv. voldaan indien de brandstof wordt betaald met een brandstofpas of een bankpas op naam van de btw-ondernemer.

Indien de margeregeling of de reisbureauregeling wordt toegepast is het niet toegestaan om het btw-bedrag afzonderlijk op de factuur te vermelden. Door dit verbod moet voorkomen worden dat afnemers deze btw (ten onrechte) in aftrek brengen.

Onder een elektronische factuur wordt verstaan: een door de btw-ondernemer langs elektronische weg verstrekte factuur die door de afnemer elektronisch word ontvangen (het elektronisch ‘ophalen' hieronder begrepen). Hierbij kan gedacht worden aan het verzenden van een factuur in pdf per e-mail. Papieren facturen en elektronische facturen worden gelijk behandeld. Indien een afnemer geen elektronische facturen wenst te ontvangen dan moet de presterende btw-ondernemer aan deze afnemer een papieren factuur uitreiken.

De elektronische factuur moet de feitelijke situatie weerspiegelen. Om die reden moeten de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid ervan worden gewaarborgd. De authenticiteit en de integriteit kunnen gewaarborgd worden door bestaande technologieën, zoals de elektronische uitwisseling van gegevens (EDI) en een geavanceerde elektronische ondertekening. Btw-ondernemers zijn echter vrij om andere technologieën te gebruiken. De eis van leesbaarheid houdt in dat als elektronische facturen via een bepaald systeem worden verzonden deze factuur zowel voor de ontvanger als de Belastingdienst te lezen is (bijv. op een computerscherm).